Utiliser Microsoft OneDrive via l’explorateur de fichiers

OneDrive est la solution de Microsoft pour sauvegarder les fichiers de votre ordinateur dans le cloud, ce qui présente l’avantage de les rendre accessibles depuis un autre support (un autre ordinateur, une tablette, un smartphone). Vous pouvez également synchroniser a chaque instant les fichiers avec leur version sauvegardée ou bien ne synchroniser que par moment pour optimiser et utiliser au mieux les ressources de votre ordinateur ou de votre connexion internet.

Le mode d’utilisation le plus « naturel » et le plus transparent sur un ordinateur consiste à configurer OneDrive dans l’explorateur de fichiers de l’ordinateur.
Voir le chapitre : Créer un compte OneDrive pour revenir sur l’installation de OneDrive sur un ordinateur.
Dans le tutoriel ci-dessous, nous considérons que le OneDrive personnel dans l’explorateur de fichiers Windows est connecté et opérationnel.

Important :

Windows n’autorise qu’un seul OneDrive personnel actif a un instant donné.
Si vous possédez plusieurs comptes Microsoft, donc plusieurs OneDrive, il faut être un utilisateur averti pour envisager l’utilisation alternée de ces différents comptes afin d’éviter de compromettre vos différents OneDrive (dispersion des fichiers synchronisés dans tous les OneDrive). Cette situation pourrait être préjudiciable si l’un d’entre eux est utilisé en mode collaboratif et/ou confidentiel.

Rappel :

un compte Microsoft OneDrive personnel est connu par son identifiant (une adresse e-mail) (4), et par son répertoire associé (5) dans la session Windows. Cliquez sur l’image à droite pour l’agrandir.

1. Prise en main de Microsoft OneDrive

Pour accéder au menu de lancement de Microsoft OneDrive, faire un clic droit sur le nuage gris-blanc OneDrive dans la barre des tâches.

• Ouvrir le dossier OneDrive : ouvre l’Explorateur Windows dans une fenêtre et y affiche le 1er niveau de l’arborescence.

• Afficher en ligne : ouvre le navigateur internet par défaut à la page de connexion du OneDrive en ligne.

• Déverrouiller le Coffre-fort : configure et active la fonction Coffre-fort de Microsoft OneDrive.

• Interrompre la synchronisation : pendant 2h, 8h ou 24h (permet de travailler sur des documents sans générer de synchronisation dans le cloud à chaque modification)

• Mise à niveau : lien (URL) vers le site marchand de Microsoft pour commander des capacités de stockage supplémentaires.

• Obtenir de l’aide : aide en ligne de OneDrive.

• Fermer OneDrive : arrête toute synchronisation dans le cloud (au-delà de l’interruption). Le nuage gris-blanc dans la barre des tâches disparait. OneDrive conserve sa configuration mais une activation manuelle pour relancer la synchronisation est nécessaire via le bouton « Démarrer » puis « OneDrive ».

2. Paramétrage et configuration d’un compte OneDrive sur l’ordinateur

Cliquer sur Paramètres dans la fenêtre ci-dessus, pour accéder au popup de configuration du compte Microsoft OneDrive.

2.a – L’onglet Compte :

• • Il indique :
    – l’identifiant du compte
    – la capacité de stockage utilisée
    – la capacité totale dans le cloud.
  • Supprimer le lien vers ce PC permet de supprimer ce compte OneDrive sur ce PC. Le compte est toujours accessible via un navigateur ou une appli sur tablette ou smartphone, mais la synchronisation des fichiers entre le PC et le cloud est désactivée.
    – Les fichiers présents sur le PC resteront disponibles, en revanche ceux hébergés dans le cloud ne seront plus accessibles.
    – Le répertoire local associé
    (c:/users/…/OneDrive) reste présent, ainsi que son contenu. Voir détails dans le chapitre Supprimer un compte OneDrive
  • Ajouter un compte sera détaillé dans le chapitre Gérer plusieurs compte OneDrive
  • Coffre-fort sera détaillé dans le chapitre Coffre-fort
  • Choisir des dossiers permet de sélectionner les répertoires (ou les fichiers) présents dans le cloud que l’on souhaite rendre visible depuis le répertoire local associé à OneDrive personnel.

Les fichiers cochés seront visibles dans l’Explorateur Windows, avec leurs statuts respectifs :
• toujours présents localement
• présents localement si consultés ou modifiés
• présents dans le cloud et disponibles

2.b – L’onglet Paramètres :

Dans cet onglet, il est possible de définir le paramétrage précisant le fonctionnement général de OneDrive sur l’ordinateur.

Il est possible également d’activer ou de désactiver des notifications pour des configurations d’utilisations.

Activer Fichiers à la demande, cette option permet d’optimiser l’espace disque en fonction de la capacité locale restante et les ressources disponibles dans le cloud.
Le statut de chaque répertoire ou de chaque fichier peut être géré finement au moyen de l’explorateur de fichier en leur affectant un statut individualisé :
– les fichiersresteront toujours présents sur l’ordinateur,
– les fichierssont les candidats potentiels pour libérer de l’espace localement,
– les fichierssont disponibles uniquement dans le cloud.

Pour modifier le statut d’un fichier, il faut procéder par un clic droit sur le fichier (ou le répertoire) puis choisir :
– « Toujours conserver sur cet appareil »
ou
– « Libérer de l’espace » ou

2.c – L’onglet Sauvegarde :

Cet onglet permet de redéfinir la configuration de la sauvegarde dans le cloud des trois répertoires de travail par défaut d’une session Windows : « Bureau », « Documents » et « Images ».

Dans le chapitre Créer un compte OneDrive, nous vous avions conseillé de décocher la configuration de la sauvegarde par défaut de ces 3 dossiers.
En cliquant sur Gérer la sauvegarde, il est possible de revenir sur ce choix de configuration.

Si vous êtes sur l’offre Basic 5Go (gratuite), il faut éviter de saturer votre espace cloud OneDrive en sauvegardant des répertoires un peu fourre-tout comme « Images » et « Documents ». Les 5Go sont rapidement atteints si on n’y prend garde.

Privilégier plutôt la création d’un répertoire bien identifié pour y mettre vos fichiers et dossiers à sauvegarder.
exemple : C:\documents\OneDrive\
ou bien, tout simplement, utiliser uniquement :
C:\users\…\OneDrive\

Pour les mêmes raisons, ne pas cocher Photos et Vidéos ainsi que Captures d’écran.

En cliquant sur Gérer la sauvegarde, vous obtenez l’écran suivant (dans le cas particulier de notre exemple, l’espace Cloud de OneDrive est saturé car le répertoire « Documents » est trop volumineux) :

2.d – L’onglet Réseau :

Il permet d’adapter la consommation de la bande passante de votre accès au réseau internet dans les phases de synchronisation des fichiers locaux et de leur sauvegarde dans le cloud.

La configuration de ces paramètres est particulièrement importante lorsque votre accès au réseau est « réduit » ou de « bas débit ». C’est le cas par exemple lorsque vous êtes connecté en ADSL « longue distance » ou en partage de connexion sur votre mobile. En particulier, la limitation du débit de synchronisation dans les deux sens va vous permettre de ne pas être bloqué au moment du démarrage de votre ordinateur, en mode connecté, après une phase de travail hors connexion où vous avez modifié un nombre important de fichiers.

2.e – L’onglet Office :

Cochez la case Utiliser les applications Office … .

Cette option permet de travailler à plusieurs sur un même document en mode collaboratif sur un (des) fichier(s) partagé(s) dans le cloud.

Dans l’encart Conflits de synchronisation, sélectionner également la configuration Toujours conserver les deux copies … . Cette précaution permet ne pas écraser un fichier dans le cloud par la « dernière » version lorsque deux personnes travaillent en mode hors connexion sur le même fichier (permet d’éviter de perdre le travail effectué par l’une des deux personnes).

3. Travailler en mode collaboratif avec Microsoft OneDrive sur l’ordinateur

3.a – Partager un document ou un répertoire avec OneDrive

Pour travailler en mode collaboratif dans le cloud, il faut dans un premier temps partager le (les) document(s) ou un répertoire.

Dans l’exemple ci-dessous, nous avons créé un dossier spécifique, dédié au travail collaboratif,  dans le répertoire local OneDrive\Documents.
Pour partager tous les fichiers de ce dossier, il faut procéder comme suit :

1. 1. faire un clic droit sur le répertoire à partager (ou sur le fichier)
   2. faire un clic gauche (ou droit) sur la ligne Partager précédée du logo bleu OneDrive
   3. la fenêtre de paramétrage du partage s’ouvre alors, vous pouvez partager :
      • • • avec ou sans autorisation de modification du document
          • jusqu’à une date donnée (par défaut, sans date limite)
          • avec ou sans une protection par mot de passe (par défaut sans mot de passe)
          • saisir le (les) destinataire(s) du partage
          • saisir un message (facultatif) explicatif pour les destinataires
   4. Envoyer, a pour conséquence d’émettre un e-mail aux différents destinataires, incluant le lien (URL) du répertoire (ou du fichier) pour permettre aux destinataires d’y accéder.

Une variante de cette procédure consiste à aller directement sur Copier le lien, puis à paramétrer les droits et autorisations, et inclure ce lien (sans le modifier) dans un e-mail. Tous les destinataires de cet e-mail (+ d’autres issus d’un éventuel transfert) auront accès aux documents en cliquant sur l’URL.

En fin de procédure, il y a un délai ce n’est pas instantané, le statut du (des) document(s) change : un petit logo avec un bonhomme apparait signifiant que le document est partagé. Il n’y a pas de logo distinctif sur le nom du dossier, d’où l’intérêt de les isoler dans une arborescence explicite.

Lorsque le destinataire clique sur le lien reçu du dossier (du fichier) partagé, son navigateur par défaut s’ouvre et les fichiers partagés s’affichent. Il peut alors les lire et s’il y est autorisé, les modifier.

3.b – Modifier un document avec OneDrive

Une fois le document partagé avec un ou plusieurs destinataires, il peut être modifié par chacun des destinataires autorisés.

Localement le document s’ouvre avec le logiciel approprié : Word, Excel ou autre … Hors connexion le document est modifié localement uniquement, puis, dès qu’une connexion internet est établie sur l’ordinateur, la synchronisation s’effectue en tâche de fond sur l’ordinateur, excepté si une interruption de la synchronisation a été demandée.

Les autres destinataires en partage du (des) document(s), non titulaire du compte Microsoft OneDrive, y accèdent par le lien (URL) fourni au moment du partage du document dans le navigateur par défaut de leur ordinateur, tablette ou smartphone. En cliquant sur le document à consulter ou à modifier, l’application concernée s’ouvre dans un autre onglet du navigateur (application = Word, Excel, AcrobatReader, …). Toute modification du document est sauvegardée instantanément dans l’espace cloud du compte OneDrive.

Important :

Si deux personnes travaillent sur un même document au même instant (document ouvert, pas forcément en cours de modification), une deuxième version du document sera créée pour éviter une perte d’informations.

3.c – Supprimer (ou modifier) un partage

Pour modifier les droits d’un partage ou pour supprimer (totalement ou partiellement) le partage déjà établi sur un document ou sur un répertoire, il faut procéder comme suit :

1. 1. faire un clic droit sur le répertoire (ou sur le fichier) dont on veut supprimer (ou modifier) le partage
   2. faire un clic gauche (ou droit) sur la ligne Partager précédée du logo bleu OneDrive
   3. la fenêtre de paramétrage du partage s’ouvre alors, vous pouvez en modifier les caractéristiques :
      • • • en cliquant sur les 3 points horizontaux
          • puis sur Gérer l’accès
          • sélectionner l’action souhaitée (arrêter ou réduire à une simple consultation) pour un destinataire
          • supprimer tous les partages en supprimant le lien de partage

Chapitre suivant : Utiliser OneDrive via votre navigateur