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Le publipostage

 

Le publipostage désigne une fonction des logiciels de traitement de texte permettant de personnaliser automatiquement les termes d’une lettre-type envoyée à un ensemble de clients ou de prospects.

Les informations individuelles contenues dans le fichier des clients (la source des données) sont intégrées (on dit aussi fusionnées) dans la lettre-type, ce processus permettant d’éditer autant de lettres personnalisées qu’il y a de clients enregistrés dans le fichier.

principe du publipostage word

Exemple de publipostage

Prenons l’exemple d’une invitation à une soirée réception pour offrir un cadeau à un groupe de clients d’une petite entreprise : vous êtes responsable de l’envoi de l’invitation à chaque client de la base clients de l’entreprise, 170 personnes en tout.

Avec Word il est assez simple d’envoyer cette invitation à tous les clients, chacun d’entre eux recevant soit un courrier postal personnalisé soit un message électronique personnalisé, uniquement adressé à lui.

 

Les 6 étapes du publipostage  pour réaliser la fusion

Le processus de fusion comporte les 6 étapes suivantes :

les 6 étapes du publipostage

Cliquez sur l’onglet publipostage puis sur démarrer la fusion et publipostage, puis enfin sur Assistant fusion et publipostage pas à pas :

 

étape 1 : sélection du type de document

Sur quel type de document travaillez vous ?

  • lettres
  • messages électroniques
  • enveloppes
  • étiquettes
  • répertoires

Cliquez sur lettre pour envoyer une lettre à un groupe de personnes ou cliquez sur messages électroniques pour envoyer un e-mail.

étape 2 : sélection du document de base

Comment souhaitez vous composer vos lettres

  • utiliser le document actuel
  • utiliser un modèle
  • utiliser un document existant

Cliquez sur utilisez le document actuel

cliquez ici pour télécharger un exemple de lettre pour le publipostage

étape 3 : sélection des destinataires

  • utilisez une liste existante
  • utiliser les contacts outlook
  • saisie d’une nouvelle liste

Cliquez sur saisie d’une nouvelle liste.

saisie de la liste des destinataires du publipostagetélécharger un exemple de liste destinataire

Personnaliser la liste d’adresses

Pour ajouter de nouvelles colonnes à la liste (ici un titre long qui prendra 2 valeurs : Monsieur ou Madame), cliquez sur personnaliser colonnes

et l’écran suivant apparait :

personnaliser la liste d'adresse en publipostage word

  1. cliquez sur Ajouter (un champ)
  2. entrez un nom de champ (ici titre long)

 

Modification d’une liste des destinataires

  1. cliquez sur la liste des destinataires concernée
  2. puis cliquez sur le bouton Modifier

gérer la liste des destinataires pour publipostage

cliquez ici pour télécharger la liste destinataires cadeaux

étape 4 : écriture de votre lettre

Si vous ne l’avez pas encore fait, écrivez votre lettre maintenant

Pour ajouter à votre lettre des informations personnelles concernant le destinataire, cliquez  sur une zone de la lettre puis cliquez sur un des éléments ci-dessous :

  • bloc d’adresses (ex :
  • formule d’appel (ex : Cher Mr Lindon)
  • affranchissement électronique
  • autres éléments (ajout de champs divers de la liste des destinataires : cadeau, titre long …)

publipostage word lettre type finalisée

Une fois la composition de votre lettre achevée, cliquez sur suivant

étape 5 : aperçu de votre lettre

Une des lettres fusionnées est affichée en aperçu ici.

pubmipostage word : lettre personnalisée

Pour voir une autre lettre et passer au destinataire suivant, cliquez sur une des flèches :

fleches apercu publipostage wordCliquez ici pour télécharger l’exemple de lettre finalisée

Insérer une règle

Dans notre exemple, la lettre-type dit : « vous êtes l’un de nos plus fidèles clients ».

word publipostage insérer une règleVous avez la possibilité d’insérer une règle sur le mot  l’un pour écrire l’un si le destinataire est Mr ou écrire l’une si le destinataire est Mme.

Pour celà, sélectionner le texte concerné par la règle : ici l’un

  1. cliquez ensuite sur Règle dans l’onglet publipostage
  2. choisissez une règle : ici si … alors xx sinon yyy

publisposatage word : insérer une règle        3- cliquez sur OK

Etape 6 : Fin de la fusion

La fonction de fusion et de publipostage est prête à créer vos lettres individuelles

Pour personnaliser vos lettres une à une, cliquez sur modifier les lettres individuelles.

Pour les modifier en une fois, revenez au document original (de base)

Fusionner vers l’imprimante

  1. Cliquez sur Imprimer
  2. puis cliquez sur
    • tous (une lettre individuelle sera imprimée pour chaque destinataire de la liste)
    • ou sur l’enregistrement en cours (pour le destinataire sur lequel l’aperçu est positionné)
    • ou sur De : xx à : yy pour sélectionner un groupe de destinataires.

Word fusionner vers Imprimante

3- enfin, sélectionner votre imprimante et validez

Fusionner avec vos messages électroniques

La fonction de fusion et de publipostage est prête à créer vos messages électroniques.

  1. Cliquez sur messages électroniques pour fusionner
  2. puis cliquez sur
    • tous (un e-mail sera envoyé à chaque destinataire de la liste)
    • ou sur l’enregistrement en cours (seul le destinataire sur lequel l’aperçu est positionné recevra un e-mail)
    • ou sur De : xx à : yy pour sélectionner un groupe de destinataires.

fusionner avec un message électronique dans Word

Chapitre suivant : l’onglet références du ruban