Synchroniser les fichiers de votre PC avec le Drive de Google via Windows Explorer

Cours informatique - atelier numérique Google Drive - Backup et Sync

Cette solution est plutôt réservée aux initiés.

Elle offre en quelque sorte une double synchronisation (sauvegarde des fichiers dans le Drive et synchronisation des fichiers) avec en plus la vision du stockage en ligne depuis l’explorateur de fichiers Windows (et plus largement depuis toutes les applications de votre PC), ainsi qu’une accessibilité depuis tous vos appareils connectés.

    • les fichiers de votre disque dur local, et notamment le dossier « Documents », sont d’abord copiés en ligne lors de l’installation du logiciel. Ensuite les deux versions, locale et en ligne sont synchronisées en permanence (nous vous recommandons de ne pas cocher ce cas à l’installation mais d’y revenir plus tard).
      La version en ligne des fichiers devient en fait la référence, visible dans «Ordinateurs» depuis un autre appareil. Cette solution offre donc aussi une sauvegarde permanente des fichiers qui auparavant étaient présents seulement sur le disque dur local de votre ordinateur. On peut aussi le configurer pour une clé USB ou un disque externe apparemment (non testé).
    • le contenu Mon Drive est visible dans l’explorer Windows de la même façon que celui du ou des disques locaux, des clés USB, des disques externes ou réseau
    • hors connexion, vous pouvez travailler sur ces fichiers (donc sur leur version locale). Dès le retour d’une connexion internet, grâce à la synchronisation, les modifications seront répercutées sur la version en ligne du fichier. L’inverse est aussi vrai si vous modifiez la version en ligne depuis un autre appareil

Cependant, il faut noter que les fonctions de partage de documents pour collaboration sont restreintes dans l’Explorateur Windows.

Nous devons mentionner deux points d’attention de cette solution concernant les espaces de stockage nécessaires :

    1.  la version en ligne des fichiers de votre ordinateur occupe une partie de l’espace cloud de votre abonnement : celui-ci devra donc être dimensionné en conséquence (assez simple à estimer)
    2. à l’inverse, la synchronisation des fichiers de votre Drive occupe une certaine place sur votre disque dur, pour la copie utilisable hors connexion notamment. La gestion et les algorithmes d’optimisation de cet espace occupé en local sont propres au fournisseur de stockage en ligne (ici Google), et pas toujours décrits précisément. Le risque existe d’avoir un disque local saturé par cette fonction. A cet égard, le choix des dossiers et fichiers à synchroniser est une fonction intéressante.

Pour profiter de ces services, il faut télécharger et installer l’application «Sauvegarde et synchronisation» que l’on trouvera ensuite avec son libellé anglais «Backup and Sync» dans le menu Démarrer Windows et dans la liste des applications.

En cas de difficultés rencontrées lors de la mise en oeuvre de cette solution, le support de Google a publié une liste des points de vigilances, et de résolutions de problèmes : https://support.google.com/drive/backup_and_sync

Le fichier d’installation de l’application est maintenant dans votre répertoire «Téléchargements» accessible via l’explorateur windows.

Lancer l’installation en double cliquant sur : installbackupandsync.exe

Cours informatique - atelier numérique Google Drive - icone Backup et Sync dans la barre des tachesUne fois cette opération réalisée, un nuage blanc avec une flèche apparait dans la barre des tâches windows . L’application est également accessible via le bouton du menu démarrer de votre ordinateur.

L’application Backup and Sync est maintenant installée sur l’ordinateur, il faut la configurer en fonction de votre environnement. Une succession de fenêtres popup vont se succéder à l’écran.

Cours informatique - atelier numérique Google Drive - installation Backup et Sync écran 1
Cours informatique - atelier numérique Google Drive - installation Backup et Sync écran 2

Astuce

le fait de choisir un compte autre que @gmail vous permettra de dissocier votre compte Drive de votre compte de messagerie.

A l’étape 2 de la configuration, il faut sélectionner les dossiers de l’ordinateur que l’on souhaite sauvegarder et synchroniser dans le Drive. Ce paramétrage sera modifiable par la suite. Dans un premier temps, il est préférable de sélectionner un dossier de faible volume, presque de le créer à cet effet ( exemple ici le dossier C:/mon dossier Google Drive ) pour y placer et identifier les fichiers synchronisés.

A l’étape 3 de la configuration, il faut indiquer le dossier sur l’ordinateur où seront synchronisés les fichiers de mon Drive. Par défaut, l’application va créer le dossier C:/users/nom_de_la session_windows/Google Drive, vous pouvez le remplacer par un autre dossier, par exemple C:/mon espace Google Drive. Ce répertoire sera visible dans l’Explorateur de Windows.

    Cours informatique - atelier numérique Google Drive - installation Backup et Sync écran 3
    Cours informatique - atelier numérique Google Drive - installation Backup et Sync écran 4

    A la fin de la configuration :

      • l’application est présente dans le menu Démarrer
      • 4 icônes-raccourcis ont été placés sur le bureau (Docs, Sheets, Slides et Drive)
      • un popup propose de lancer Drive.

    Une fois Google Drive lancé, le dossier du Drive est épinglé dans les Accès rapide de l’Explorateur de Windows (1).

    L’analyse du contenu du volume C:/ (2) montre que les 2 dossiers configurés présentent une coche attestant leur statut « synchronisés » (3).

    Cours informatique - atelier numérique Google Drive - Backup et Sync dans Explorateur Windows

    Tous les dossiers et fichiers apparaissent de façon presque classique, avec une icône indiquant si la synchronisation :

      • est correcte, coche verte comme ci-dessus
      • est en cours , avec deux flèches en cercle
      • présente un problème, croix rouge. Dans ce cas, un clic droit sur le nuage de la barre de tache permet de régler le problème.

    Astuce

    Pour faciliter votre navigation dans vos répertoires Google Drive, vous pouvez également ajouter votre « Dossier Google Drive » dans l’Accès rapide de L’Explorateur Windows ; étape (4) et (5) ci-dessous.

    Pour ajouter de nouveaux répertoires dans Google Drive en addition à C:/Dossier Google Drive, il suffit de sélectionner un dossier (ou un fichier tout simplement) et d’activer par un clic droit le menu permettant de faire cet ajout (voir ci-dessous, parcours violet).

    Cours informatique - atelier numérique Google Drive - Backup et Sync et Explorateur Windows

    Cours informatique - atelier numérique Google Drive - icone Backup et Sync dans la barre des tachesLe clic sur l’icône dans la barre des tâches donne accès à de nombreuses informations, et vous permet notamment de corriger les erreurs de synchronisation et de modifier à tout moment la liste des dossiers synchronisés via les trois points verticaux : Cours informatique - atelier numérique Google Drive - Backup et Sync dans barre des taches